Одним из самых важных аспектов проектирования любого объекта или системы является составление сметной документации. В состав организаций, профессионально занимающихся проектной деятельностью, обязательно включен отдел занимающийся составлением смет.

В первые понятие "сметной стоимости" появилось в период плановой экономики. В то время, оно коррелировалось с ценой строительства. При рыночной экономике, определение и функции сметной стоимости изменились, но необходимость в учёте этого фактора сохранилась.

Значение сметной стоимости значительно возросло, так как именно она определяет договорную цену для клиента и исполнителя. Она требует максимально эффективного планирования и анализа материальных затрат с обоих сторон, а также устанавливает порядок и объемы промежуточных денежных расчетов.

Сметная стоимость - это плановая величина затрат, требуемых для строительства объекта или ремонтных работ, проводимых в соответствии с разработанным проектом. Расчет сметной стоимости позволяет провести распределение материальных затрат (капиталовложений) в соответствии с этапами строительства, определить источники финансирования и сформировать договорные цены на стройпродукции.

Однако при подписании договора сметная документация не обязательна, в отличие от протоколирования договорных цен между клиентом и исполнителем. Но у заказчика всегда остается право затребовать детализированный отчет по сметной документации: большинство клиентов стремятся воспользоваться этим преимуществом. Такое поведение характерно, в особенности, для государственных организаций.

Сводная документация - это сметная документация по всему комплексу строящихся сооружений. Она обобщает индивидуальную документацию объектов, которая, в свою очередь, называется "объектной" или "локальной".

Сметный расчет определяет затраты на проект, рассчитанные без полного учета всех деталей и с увеличением значимости факторов, учитываемых при его создании. Без изменения масштабов показателей (увеличения их значимости) и при детальном расчёте материальных затрат создаётся документ под названием "смета".